Tổ chức sự kiện ngoài trời là một cơ hội tuyệt vời khi tận dụng các nguồn lực đã có sẵn như không gian thoáng đãng, cảnh quan thiên nhiên, ánh sáng tự nhiên phong phú… Các sự kiện ngoài trời có thể là một hình thức thú vị; thay vì tham gia trong một phòng tiệc nhộn nhịp, ngột ngạt thì không gian ngoài trời có thể giúp khách mời thư giãn và tập trung vào lý do tổ chức sự kiện.
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời là một trải nghiệm, nhưng cũng có thể đầy nguy hiểm. Vấn đề tiềm ẩn có thể biến sự kiện outdoor của bạn thành một cơn ác mộng đó chính là thời tiết. Không thể nào tránh khỏi ý trời, vậy nên cách xử lý hiệu quả nhất vẫn là có sẵn phương án đề phòng rủi ro và phản ứng thật nhanh chóng.
Hầu hết các sự kiện đều có hạng mục của âm thanh, ánh sáng, và các thiết bị kỹ thuật khác. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện ở ngoài trời, hãy luôn khôn ngoan để mang theo đủ dù bạt hoặc các loại vật liệu chịu nước có thể che phủ tất cả các thiết bị mà không thể bị ướt. Bằng cách đó, nếu trời bắt đầu mưa, bạn có thể giảm thiểu thiệt hại khi sự kiện vẫn tiếp tục diễn ra. Để tận dụng tối đa độ che phủ, đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch phù hợp.
Nếu bạn có một phương án trong trường hợp thời tiết xấu, bạn cần có một kế hoạch cụ thể và đảm bảo rằng phải được truyền đạt đến tất cả các thành viên của e-kip. Dành thời gian trước khi sự kiện bắt đầu hoặc thậm chí trước khi thiết lập để có một cuộc họp. Bằng cách đó, bạn sẽ giảm thiểu thiệt hại về các thiết bị sự kiện, ánh sáng, loa, đèn chiếu, máy chiếu, và nhiều hơn nữa nếu có một bất trắc nào đó xảy ra.
Kế hoạch sơ tán trong trường hợp thời tiết thay đổi tồi tệ nhất, ưu tiên hàng đầu là sơ tán người tham dự đến một vị trí an toàn. Một kế hoạch sơ tán cần phải có sẵn để mọi người thực hiện chính xác, từ các nhà quản lý sân khấu đến an ninh đều cần nắm rõ. Bằng cách này sẽ có sự di chuyển an toàn và hiệu quả nhất trong trường hợp thời tiết nguy hiểm. Đảm bảo rằng tất cả mọi người làm việc trong sự kiện đều có thông tin liên lạc với nhau trong trường hợp cần thiết sơ tán.
Nếu có thể, luôn luôn lên kế hoạch để có một địa điểm dự phòng (trong nhà) cho một sự kiện đang được tổ chức ngoài trời. Điều này không phải lúc nào cũng nhất thiết với những hạn chế về ngân sách và quy mô sự kiện, nhưng một vị trí gần để có thể chuyển các hạng mục cần thiết cho sự kiện để tránh mưa hoặc thời tiết xấu có thể cho phép bạn tiếp tục sự kiện tại một địa điểm an toàn khác.
Chuẩn bị và xử lý cho thời tiết xấu là một vấn đề không tránh khỏi đối với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Ngay cả khi điều kiện, địa điểm, và thời gian trong năm đang thích hợp, vẫn có thể một thời điểm thời tiết xấu sẽ ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Chiến lược tốt nhất của bạn để đối phó với thời tiết là dự đoán mọi khả năng khả thi và có một kế hoạch an toàn.
>> Xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện Phát Hoàng gia
TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Tổ chức sự kiện khai trương, Tổ chức hội nghị, Tổ chức hội thảo, Tổ chức lễ tri ân khách hàng, Tổ chức khởi công, Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập, Tổ chức lễ mở bán, Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, Tổ chức tất niên – tân niên, Tổ chức thôi nôi – sinh nhật
CHO THUÊ THIẾT BỊ SỰ KIỆN: Cho thuê âm thanh, Cho thuê ánh sáng, cho thuê màn hình led, Cho thuê màn chiếu, máy chiếu, Cho thuê lân sư rồng, Cho thuê thiết bị sự kiện HCM
CUNG CẤP NHÂN SỰ SỰ KIỆN: Cho thuê ca sĩ, Cho thuê chụp hình, Cho thuê MC, Cho thuê PG – PB, Cho thuê quay phim, Cho thuê vũ đoàn
Top
