LÀM THẾ NÀO ĐỂ EVENT TEAM HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ

Chìa khóa thành công của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là sự gắn kết và phối hợp ăn ý giữa các thành viên. Sự liên kết giữa các thành viên là vô cùng hữu ích và quan trọng. Vô vàn câu hỏi đặt ra cho người lần đầu giữ vị trí quản lý nhóm event. Làm thế nào để team hoạt động tốt? Tại sao các thành viên không làm việc hết mình? Khi có xung đột xảy ra thì phải làm sao?… Người làm event cần trang bị cho mình những kiến thức cần thiết để sẵn sàng nhận vai trò quản lý trong bất kì hoàn cảnh nào. Sau đây là một số bước căn bản nhằm xây dựng một team event “ăn ý”.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 1

Bước 1 - Hiểu rõ thành viên trong team

Quan hệ xã giao trong môi trường làm việc là tốt nhưng khi làm việc chung một nhóm, việc chỉ biết mặt, nhớ tên, biết công việc người đó đã từng làm là chưa đủ. Để quản lý nhóm hiệu quả người trưởng nhóm cần hiểu sâu hơn về các thành viên trong nhóm như tính cách họ ra sao, họ thích gì, không thích gì, hoàn cảnh gia đình họ như thế nào, lối sống của họ như thế nào… để phân chia và sắp xếp thời gian công việc hợp lý.

Bước 2 – Bố trí “Đúng người – Đúng việc"

Ngày nay, khi khối lượng công việc ngày càng tăng, người giỏi nhất không còn là người làm việc năng suất nhất mà là người sử dụng sức lao động thông minh nhất. Một quản lý giỏi phải biết cách tận dụng sức mạnh của nhóm, là người phân bố công việc cho từng thành viên dựa trên qui tắc “Đúng người, đúng việc”. Trước tiên, bạn cần hiểu rõ vai trò và mục đích thành lập nhóm event, sau đó, dựa vào khả năng, điểm mạnh, điểm yếu của từng người mà bố trí vị trí công việc phù hợp để mỗi cá nhân có thể phát huy được tối đa khả năng của bản thân mình.. Trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, cần có bảng theo dõi tiến độ công việc theo từng mốc thời gian, từng đầu việc cụ thể, người phụ trách và các yếu tố khác liên quan.

Bước 3 - Khích lệ tinh thần

Là một trưởng team giỏi bạn đừng quên khen nhân viên của mình. Có thể kết quả chưa được như mong đợi của bạn nhưng họ đã cố gắng hết mình thì nên khen thưởng, động viên và khích lệ. Khen thưởng và đưa ra giải pháp để tuần tới hoặc tháng tới các nhân viên của bạn làm việc tốt hơn tuần trước. Luôn luôn ghi nhận công lao và phản hồi lại trợ giúp nhân viên của bạn tốt và hiệu quả hơn.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 3

Bước 4 – Phát triển nhóm

Phương pháp hiệu quả nhất để phát triển các thành viên trong nhóm là thường xuyên góp ý trong công việc một cách chân thành nhất. Vài người cảm thấy không thoải mái khi người khác nhận xét mình, đặc biệt khi đó là những nhận xét về khuyết điểm của họ. Tuy nhiên, sau mỗi sự kiện diễn ra, nếu bạn thường xuyên cho và nhận ý kiến với các thành viên trong nhóm thì điều này sẽ trở thành thói quen giúp bạn ngày càng tiến bộ.

Bước 5 – Không ngừng nâng cao kĩ năng giao tiếp

Thường xuyên làm chủ các buổi họp nhóm, là người điều khiển các buổi brainstorm ý tưởng, bạn cần phải làm quen với việc đưa ý kiến và lắng nghe thật sự. Lên chủ đề cho các buổi họp và thông báo cho thành viên ít nhất 1 đến 2 ngày để mọi người có thời gian chuẩn bị, trong suốt thời gian họp khuyến khích nêu ý kiến nhưng phải hướng vào chủ đề chính, tránh lan man, xao lãng gây mất thời gian. Lắng nghe tích cực, tiếp nhận ý kiến từ nhiều phía, không áp đặt lối suy nghĩ của mình lên các thành viên khác sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra giải pháp cho vấn đề đang cần giải quyết và xây dựng được niềm tin trong nhóm.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 4

Bước 6 – Quản lý đi kèm với kỉ luật

Kỉ luật là bước cuối cùng trong quản lý mà không ai hi vọng áp dụng nó thường xuyên trong đội ngũ của mình. Vi phạm luật pháp hay vi phạm chính sách công ty là những vi phạm rõ ràng, có cách xử lý đi kèm. Tuy nhiên với những vi phạm khác thì sao? Và trong nghề tổ chức sự kiện lại thường xuyên xảy ra. Một mặt bạn cảm thấy đó là những điều tương đối nhỏ nhặt, một mặt lại thấy những điều đó lại mang ý nghĩa quan trọng và cần được giải quyết ngay

- Sự việc đó có tác động đến chất lượng event bạn đang cung cấp cho khách hàng hay không? (Một người thường xuyên đến trễ trong các buổi gặp gỡ khách hàng là một ví dụ)

- Sự việc tác động xấu đến tính đoàn kết của toàn đội hay không? (Họ chỉ thích làm việc theo ý kiến riêng và không quan tâm đến các thành viên khác nghĩ gì)

- Hành động đó làm ảnh hưởng đến lợi ích của các cá nhân khác hay không? (Một người thường xuyên xao lãng công việc của mình, trễ deadline trong khi những thành viên khác thì làm việc chăm chỉ)

Khi cần đưa ra biện pháp kỉ luật một cá nhân, cần dành nhiều thời gian thu thập thông tin liên quan đến sự việc nhằm đảm bảo tính công bằng và chính xác. Kỉ luật cũng cần sự khéo léo vì thường sẽ tác động đến lòng tự trọng của người khác, ảnh hưởng không tốt đến kết quả làm việc sau này.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 5