Giữa chuẩn bị cho một không gian hội nghị, quản lý mối quan hệ với các nhà tài trợ của công ty, và đảm bảo số lượng người tham gia, có rất nhiều điều cần chuẩn bị trước sự kiện. Một trong những phần quan trọng nhất của quá trình lập kế hoạch là chuẩn bị diễn giả thuyết trình, mỗi diễn giả bạn chọn sẽ tạo nên một sự khác biệt lớn và hấp dẫn đối với người tham dự. Có thể là một doanh nhân, blogger, tác giả, hoặc lãnh đạo doanh nghiệp… điều quan trọng là chủ đề họ mang lại phù hợp với nội dung trong sự kiện và họ thực sự có khả năng kết nối với người tham dự và mang tính giải trí.
Trước khi lựa chọn diễn giả để tham gia vào hội nghị, bạn cần phải chắc chắn rằng mình đã có một ý tưởng rõ ràng về những gì khán giả mục tiêu sẽ được nghe trong sự kiện. Một trong những cách dễ nhất để tìm một diễn giả phù hợp là gửi cho họ một bảng khảo sát ngắn về chủ đề sắp được tổ chức và yêu cầu họ cho ý kiến cũng như phác thảo nội dung sẽ nói đến. Giải thích rằng bạn tổ chức các sự kiện vì lợi ích của những người tham dự và do đó bạn muốn diễn giả đóng một vai trò trong việc hình thành các nội dung.
Không cần một người quá nổi tiếng để thu hút sự quan tâm trong sự kiện của bạn, chỉ cần mời những người đáng tin cậy và có những kinh nghiệm giá trị để chia sẻ với khán giả của bạn.
Một ý tưởng đưa ra ở đây là hãy tiếp cận với những tác giả sắp cho ra mắt những cuốn sách mới. Các tác giả có sách chờ xuất bản hoặc xuất bản gần đây sẽ tạo sự háo hức với người tham gia. Bạn cũng có được một ý tưởng rõ ràng về các lĩnh vực chuyên môn của họ từ các chủ đề và nội dung của cuốn sách mới của họ.
Các Blogger nổi tiếng hoặc Vlogger hàng đầu: Blogs hoặc Youtube với đối tượng tích cực và tương tác nhiều chứng minh rằng tác giả có những chia sẻ mọi người đều quan tâm đến. Tìm kiếm mọi chủ đề trong sự kiện sắp tổ chức, xác định các nội dung phổ biến nhất và xem ai đang nói về chúng. Những người “phát ngôn” cho từng lĩnh vực cụ thể, những kinh nghiệm chuyên môn liên quan, những đam mê… đó sẽ là nền tảng để họ mang đến cho người nghe một nội dung thú vị.
Việc mà ban tổ chức thường làm đối với những vị khách mời này là bàn bạc với họ về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này, họ đành để mặc cho diễn giả muốn làm gì thì làm, dẫn đến việc các diễn giả nói sau có ít thời gian chuyện hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài cả qua giờ nghỉ trưa. Tuy nhiên đã có rất nhiều chương trình “bể show” vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian của mình, họ có thể cao hứng nói nhiều hoặc tiết mục của họ gây mất thời gian hơn dự kiến.
Những thông tin quan trọng mà các diễn giả cần nắm bao gồm một bảng tóm tắt của sự kiện với thời gian cụ thể, với thông tin cá nhân về các diễn giả, người phát ngôn, khách mời; một danh sách các chủ đề thuyết trình chung và những thông tin khác mà họ có thể muốn biết trước.
Là một đơn vị tổ chức sự kiện, chúng ta đang nói chuyện về việc giúp đỡ người tham dự sự kiện nhận được nhiều nhất từ diễn giả của bạn. Nhưng làm thế nào bạn có thể giúp diễn giả của bạn có được nhiều hơn từ các cơ hội để nói chuyện với khán giả của bạn? Nhà tổ chức sự kiện nên khuyến khích diễn giả viết bài đăng trên blog kèm theo dự kiến sẽ đi đâu, làm gì… sau khi sự kiện kết thúc.
Nhà tổ chức sự kiện cũng nên cho phép diễn giả tải lên các bài thuyết trình của mình vào tài khoản SlideShare. Sau đó nhà tổ chức sự kiện gửi vòng liên kết đến tất cả người tham dự để họ biết được danh tiếng riêng của diễn giả. Những mảnh nhỏ của các tư vấn trong truyền thông sự kiện cũng có ý nghĩa đối với diễn giả vì kiến thức của diễn giả được chia sẻ rộng rãi hơn. Tài nguyên và lịch sử sự kiện cũng giúp nhà tổ chức sự kiện chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện trong tương lai.
Trong việc tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo lớn, sự chú ý của nhà tổ chức sự kiện sẽ thường xuyên chệch hướng chuyển ra khỏi nội dung của sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện đặc biệt lưu ý dành thời gian cho khán giả, diễn giả và nội dung trình bày, điều này sẽ giúp tổ chức sự kiện thành công hơn cũng như thành công trong việc đem sự kiện đến với công chúng. Dành nhiều thời gian và sự chú ý với diễn giả của bạn và nội dung của họ sẽ giúp bạn tổ chức, quản lý, truyền thông các sự kiện tốt hơn.
>> Xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện Phát Hoàng gia
TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Tổ chức sự kiện khai trương, Tổ chức hội nghị, Tổ chức hội thảo, Tổ chức lễ tri ân khách hàng, Tổ chức khởi công, Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập, Tổ chức lễ mở bán, Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, Tổ chức tất niên – tân niên, Tổ chức thôi nôi – sinh nhật
CHO THUÊ THIẾT BỊ SỰ KIỆN: Cho thuê âm thanh, Cho thuê ánh sáng, cho thuê màn hình led, Cho thuê màn chiếu, máy chiếu, Cho thuê lân sư rồng, Cho thuê thiết bị sự kiện HCM
CUNG CẤP NHÂN SỰ SỰ KIỆN: Cho thuê ca sĩ, Cho thuê chụp hình, Cho thuê MC, Cho thuê PG – PB, Cho thuê quay phim, Cho thuê vũ đoàn
Top
