Cho tới thời điểm này thì nhạc EDM ( electronic dance music) đã du nhập sâu và trở thành một làn sóng mạnh mẽ trong nền âm nhạc Việt. Các ca sĩ trẻ hiện nay cập nhật xu hướng rất nhanh nhạy, từ Hồ Ngọc Hà, Noo Phước Thịnh Hay Đông Nhi, Tóc Tiên… đều đang hưởng ứng trào lưu này với các tác phẩm âm nhạc của mình.
Vậy để tổ chức một đêm nhạc hội như vậy bạn hãy cùng
Phát Hoàng Gia tìm hiểu xem cần chuẩn bị những gì nhé!
Hình thành ý tưởng tổ chức sự kiện
Để tổ chức một chương trình nghệ thuật, sự kiện âm nhạc trước tiên phải khai thác và nắm rõ các yếu tố cơ bản nhất trong bản tóm tắt rồi căn cứ vào đó ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm những gì. Trong bản tóm tắt ta sẽ xácb định được những yếu tố sau:
Loại hình chương trình sẽ tổ chức là liveshow nhạc trẻ, liveshow nhạc Bolero, đại nhạc hội, chương trình cải lương, múa rối, chương trình nghệ thuật kỉ niệm...
Mục tiêu khi tổ chức chương trình là gì
Khán giả tham dự là những ai?
Chương trình sẽ diễn ra ở đâu và khi nào?
Ngân sách tổ chức là bao nhiêu?
Sau khi xác định được các yếu tố ở bản tóm tắt, team tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thảo luận, đóng góp ý tưởng chi tiết cho chương trình.
Kịch bản tổ chức sự kiện âm nhạc
Đầu tiên là một kịch bản hấp dẫn, một công ty tổ chức sự kiện thường sẽ không bỏ ra toàn bộ chi phí cho một chương trình EDM bởi kinh phí rất cao từ vài tỷ đến vài chục tỷ. vì vậy công ty cần có nguồn tài trợ từ các tập đoàn hay công ty lớn khác.
Khi lên ý tưởng hay lên kịch bản chi tiết thì đều cần đầu tư chất xám để bao gồm:
Tạo bộ nhận diện thương hiệu: Thiết kế chủ đề, thiết kế hình ảnh cho chương trình (banner, backdrop, standee, photobooth,…), thiết kế vé, phướn treo, tờ rơi,…
Tạo kịch bản khung rồi từ đó đưa ra kịch bản chi tiết. Nội dung kịch bản chi tiết phải bao gồm được cả nguồn nhân lực thực hiện, người chịu trách nhiệm ở mỗi vị trí là ai, timeline chính xác cho từng tiết mục, từng bộ phận trong chương trình,…
Lên kịch bản kĩ thuật (âm thanh, ánh sáng, visual, camera, các hiệu ứng,… trong chương trình sẽ hoạt động và phối hợp ra sao)
Phân tích rủi ro có thể xảy ra, lên một kịch bản về những rủi ro trong chương trình.
Tiến hành thực hiện
Tùy theo mức độ của chương trình sẽ cần khoảng thời gian thực hiện phù hợp. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như in banner, lắp đặt standee, treo phướn, xin cấp phép biểu diễn, liên lạc với các bên liên quan và kí kết hợp đồng.
Đặc biệt, đối với một sự kiện âm nhạc nghệ thuật chuyên nghiệp, trong giai đoạn này cần đặc biệt chú ý tới khâu truyền thông và quảng cáo cho chương trình. Với các chiến dịch marketing tốt, chương trình sẽ đạt được hiệu quả truyền thông cao nhất, có số lượng người biết tới và quan tâm nhiều nhất.
Trong giai đoạn này, nhà tổ chức cũng cần trao đổi với các đối tác thường xuyên, đồng thời kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra trong chương trình.
Dàn dựng và quản lý chương trình
Quá trình dàn dựng, chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện, tối thiểu là 1 hoặc 2 ngày trước khi chương trình diễn ra. Cần có một bảng liệt kê công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Khi có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
Giai đoạn chương trình diễn ra là giai đoạn quan trọng nhất, vì nó là “mùa thu hoạch” là thành quả của cả quá trình đã chuẩn bị. Vì thế, team tổ chức sẽ tập trung toàn lực để quản lý chương trình lúc này. Các thành viên trong team tổ chức, team kĩ thuật và trợ lý nghệ sĩ, MC… nên có bộ đàm để liên lạc, giải quyết mọi sự việc phát sinh ngay lập tức, và cũng để phối hợp nhịp nhàng hơn với nhau trong khi sự kiện diễn ra.
Kết thúc chương trình
Khi kết thúc chương trình, cần có những bài tổng kết sự kiện, bài viết trên các kênh truyền thông ngay sau đó để hoàn thành công tác truyền thông cho chương trình. Team tổ chức sự kiện cũng cần có một buổi họp để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
>> Xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện Phát Hoàng gia
TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Tổ chức sự kiện khai trương, Tổ chức hội nghị, Tổ chức hội thảo, Tổ chức lễ tri ân khách hàng, Tổ chức khởi công, Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập, Tổ chức lễ mở bán, Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, Tổ chức tất niên – tân niên, Tổ chức thôi nôi – sinh nhật
CHO THUÊ THIẾT BỊ SỰ KIỆN: Cho thuê âm thanh, Cho thuê ánh sáng, cho thuê màn hình led, Cho thuê màn chiếu, máy chiếu, Cho thuê lân sư rồng, Cho thuê thiết bị sự kiện HCM
CUNG CẤP NHÂN SỰ SỰ KIỆN: Cho thuê ca sĩ, Cho thuê chụp hình, Cho thuê MC, Cho thuê PG – PB, Cho thuê quay phim, Cho thuê vũ đoàn
